一、会议举办前

1、月日，根据会议要求和人数，预定参会代表会议期间的酒店。

2、月日，汇总参会代表信息(包括姓名、性别、职务、联系方式等)，并确定参会代表到达酒店的交通方式及到站时间(机场、火车)。根据前来的参会代表的实际情况，专人、专车分批分时段按预计计划接站。

3、月日，学术研讨会会议室的选定(含会议室内灯光、音响、座位的布置、会议用品的准备等)，通常根据不同要求设主会场和分会场。

4、月日，确认用餐时间、菜单、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

5、月日，准备会议期间资料(含参会代表通讯录，会议日程，会议期间天气和温度等温馨指南，会议中所需文件资料)。在会期间做好会议安排的活动，每次活动的信息提前发送给参会代表提醒及温馨指南。

6、月日，确定会后参观考查的路线及考察代表的食宿。

二、会议举办中

1、在酒店设立会议报到处，安排人员分别负责发放资料、协助酒店人员确认和分发房间，整理记录有关信息。安排人员负责把参会代表的行李送到房间。

2、做好领导和相关专家房间派送水果等会场的会务服务。在会场摆好湿巾、水果、矿泉水。

3、告知该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、旅游导游等安排)，同时做好旅游考察时摄像工作。

6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作，最好能安排医护人员处理突发病等紧急事件。

7、协调会议期间的交通工具的安排(会议时间安排表及路线)。出发前必须发送信息提醒。

8、代办会议代表返程及交通票务及其他委托代办服务。按参会代表返程时间，分批分时段按计划送站。

9、会议结束后把制作好的参会代表的通讯录及光盘发放给每个代表。