17.组织会议报到。会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排，掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

18.分发合议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。要做到“三不”:即不错一字;不漏一份;不掉一人。对摆放在主席台上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。

19.与音响师对接。准备一套会议材料，包括会议的主持词交音响师，以方便其把握议程安排与音响的调配。

20.会议值班。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联系畅通。值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比，掌握会议进程。

21.会场服务。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度地减少对会议的影响。

22.维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。

第三阶段：会后总结阶段。

大致有2个重点步骤:

23.会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。

24.及时梳理总结。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还有需要贯彻落实的意见，及时汇总综合，形成工作情况通报。