4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。

5、测试话筒、音响、LED屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、照相机等设备是否能正常使用

6、张贴会场路线引导、指示标志。会场入口处可安排服务人员引导。

7、举行颁奖仪式的，奖牌奖状要提前送至主席台。注意安排领奖人员上台路线和现场拍照。

8、要有专人在入口处接待、登记、发放会议资料等。

9，明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部特邀嘉宾参会。含安排车辆、路线、住宿、用餐等。

10、会议期间应安排人员在会场值班。

三、会议的过程。

1、会议主持人要随时掌握现场进展，必要时予以调整。

2、会场服务人员具体要求。（1着装得体。2动作要轻、慢、柔、避免快、重。如女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。3注意礼貌。4主持人要避免走动（如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递）。

5会议录像或照相专人负责。会议记录专人负责。6安排专人在会议开始前巡查会场及时发现并整改存在的问题 7其他注意事

项（如安排会议旅游、办理返程车票等）。

四、会议结束后续工作

1、协调延时退房、用餐等问题。

2、清理会议现场，检查有无遗留物品、资料等。

3、办理会议结算、报销事项。

4、总结、反馈办会经验和不足。

大型会议准备工作内容5

1、会议申请，确定会议召开和会议名称主题；

2、成立会议组织，确定会议主持人；

3、确定会议具体议程；

4、会议宣传和气氛渲染；

5、会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训；

6、初步确定会议时间、地点；

7、会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程；

8、确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求；

9、费用预算、借支票、报销；

10、会议发言稿、议事规则等文件起草；制作议程和话稿PPT；

11、确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12、响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰等；气氛环境处理；住宿价格；

13、购买或借用会议用品：实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片（1本），胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等；

14、会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器；

15、打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单；

16、报到，签到、会前文件发放；

17、场内负责：调试机器、发放资料、提供办公用品；

18、场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早；

19、会议记录：录音录象、会议记录；

20、媒体应对和会议新闻稿纲要提供；

21、会议简报、纪要等文书起草；

22、引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况；

23、休会期间服务人员的工作指导，及会场的重新布置；