设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。

八、凡是开会，必有记录：

一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。

九、凡是散会，必有事后追踪

记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。

十、最后请记住三个简单却很有意义的公式：

①开会+不落实=零

②布置工作+不检查=零

③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

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1、会议邀请类文件

包括邀请联合主办、协办、承办会议单位的函件，以及领导、嘉宾、参会人、媒体等的各类邀请函。记得顺便把停车证也一起准备好。

2、会议请示、审批类文件

主要指报领导及审核部门审批的会议请示文件、申请会议经费的预算请示文件等。

3、会议策划与运作方案

贯穿会议从前期筹备、执行到后期复盘，包含会议分工、日程安排、工作人员通讯表等具体细节的完整方案。

4、协议类文件

包含不限于会议承办说明、食宿与场地协议等各种协议类文件的撰写拟定。

5、新闻通稿

指为了统一宣传口径、为媒体报道提供便利等目的，由会议主办方提前准备并发送给媒体记者的新闻稿件。

6、会议相关情况介绍

主要用于作为会前新闻发布会、预告等的素材，同时也随新闻通稿同步给到媒体，以供媒体撰写报道时进行参考。如有需要，也可搭配媒体采访须知或采访手册。

7、会议议程相关文件

指与会议内容密切相关的文件资料，如演讲中会提到的论文、指导性文件、学习资料等。

8、会议手册

包含会议须知、座位表、议程安排、食宿安排、交通安排、活动安排、注意事项、工作人员联系方式等。

9、演讲稿类文件

领导致辞、讲话稿及有关人员发言稿、祝酒词等。

10、会议主持词。

11、会议质量评价材料，例如问卷调研表。

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1、桌椅，名牌，茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

2、签到簿，名册，会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的xx和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

3、黑板，白板，笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

4、各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。