2.拟制归档立卷科目，并将工作中的相关资料及时归入立卷科目内及时将资料归入档案室；

3.对接收的档案资料按既定的类别分类，赋予名称、编号、整理上架；

4.档案室统一购买存放电子档案的装备完善制度规定，并严格按照制度规定执行；

5.提供归档资料，须符合档案管理制度中归档要求后，与档案管理员清点核对一致，剔除无保留价值的资料后，方可归档；

6.加强培训，提高资料原件的重视程度，尽量取得资料的原件；如果是传真件，需复印一份附后；

7.保持档案室内既定的温度，适度，洁净等物理条件，防火，防尘防虫，防盗，防水，防潮，禁止无关人员出入；

8.档案借阅须填写《借阅登记表》，室内阅览，完毕后档案管理员清点、确认。

外单位借阅需出具身份证明或介绍信；

9.对于档案的保密级别需在制度中明确，并且在档案室统一对档案盒进行规范填写

10.档案复印需经档案员同意，并按照权限经相关领导同意，档案员登记复印份数就拷贝情况；

11.对到期档案及时办理销毁手续，由档案员编制档案销毁清单交相关领导审批，档案员登记到期销毁资料信息，并组织两人以上共同监督到期档案销毁。

结合此案例，笔者认为企业在日常的档案管理工作需要引入内控风险管理意识，严格规范并执行档案管理制度，在日常的培训中需提高档案管理员工的内控风险意识，增强其责任感，从而提高档案管理的总体水平。

档案管理制度制定及防控措施4

安全是人类生存和发展的前提，人人渴望安全，呼唤安全，当今社会对安全的重视程度之高是前所未有的。

我们每天都会听到看到国内外有关安全事故的报道，包括生产安全、食品安全、社会安全、交通安全、消防安全等。

与档案、文物有关的安全事故也不少，如巴西国家博物馆火灾、法国巴黎圣母院火灾等，一些档案馆（室）也不同程度地存在档案安全隐患。

为贯彻落实总体国家安全观，国家档案局于2017年专门召开了档案安全工作会议。

会议指出，要把构建风险分级管控机制和隐患排查治理双重预防机制作为进一步加强档案安全管理的重要抓手，筑牢档案安全防控体系。

近几年，国家档案局陆续出台了一系列安全管理规定和措施，进一步强化档案安全管理。

比如：2018年9月，国家档案局向全国档案部门下发了《关于进一步加强档案安全隐患排查检查的通知》，要求各级档案部门以巴西国家博物馆火灾事件为警示，认真组织开展档案安全风险防范工作；2018年12月，国家档案局印发了《档案馆安全风险评估指标体系》，为各级各类档案馆提供安全风险防范具体指导；2019年4月，国家档案局印发《关于深入开展档案安全风险隐患排查整治工作的通知》，要求各单位“一把手”要亲自抓、亲自管，迅速开展档案安全自查自纠工作，要把防火、防水、防盗、防泄密等作为安全工作的重中之重。

档案安全风险因素众多，如何识别档案安全存在的潜在风险，及时采取有效措施消除安全隐患？笔者结合档案工作实际，认为应从以下几个方面加以强化。

明确风险点，做到从源头控制

安全管理是管理科学的一项重要内容，它是为实现安全目标而进行的有关决策、计划、组织和控制等方面的活动，主要运用现代安全管理原理、方法和手段，分析和研究各种不安全因素，从技术、组织和管理上采取有力措施，消除各种不安全因素，防止事故的发生。

档案安全管理是指立档单位、档案馆（室）以及个人对馆（室）藏档案实体和档案信息内容采取有效保护措施，避免档案受到损害，杜绝各类档案安全事故发生，最大限度地延长档案寿命，并使其处于安全状态的管理工作。

但一些档案馆（室）存在着责任心不强、安全风险防范意识弱的问题，存在着重技防、物防，轻人防的情况，必须充分认识到，档案安全是总体国家安全的一个重要组成部分，要做好档案安全工作，离不开安全体系的强力支撑，更离不开各级档案部门和档案管理者对安全职责的履行。

国家档案局出台了《档案馆安全风险评估指标体系》，其中，馆库安全包含馆库选址、馆库建筑、功能布局、设施设备等存在的风险点，档案实体安全包含档案保管、档案流转、档案抢救和保护等存在的风险点，档案信息安全包含系统安全、数据安全、档案开放和利用安全等存在的风险点，安全保障机制包含组织保障、制度保障、应急措施、宣传培训、安全保卫等存在的风险点。

要保证档案安全，各级档案馆必须从思想上提高对档案安全风险防范重要性的认识，根据《档案馆安全风险评估指标体系》内容，积极开展风险评估，全面、系统地梳理档案馆在这些方面可能存在的隐患，了解风险点，主动分析档案安全风险隐患，采取预防措施，做到从源头控制。

注重细节，做到持之以恒保安全

在诸多档案安全风险因素中，显性风险相对易防，隐性风险难防。

安全风险防范难在持之以恒。

在档案安全管理中，一些机关档案室工作人员大多是兼职人员，加之一些地区经济困难、意识不强、制度执行不坚决，导致安全风险防范不力。

库房温湿度的调控在基层档案安全管理工作中容易被忽视。

云南省气候复杂多样，由于各地对温湿度对档案安全管理影响的认识不足，加之边疆地区财力不足等原因，有的未配备相关温湿度调控设备，使得库房温湿度存在长期超标不能得到有效控制的现象。

小指标危及大安全，长此以往，就会出现档案纸张老化，以致发生虫蛀而损坏档案。

各级档案馆必须按照《档案馆建筑标准》《照片档案管理规范》等执行档案保管的相关要求，根据不同地区的气候条件加强对库房的监测，营造良好的温湿度环境，确保档案得到安全保管。

档案库房的卫生管理亟待加强。

在档案管理的措施中，防尘是档案安全管理的一项重要措施。

防尘不到位，库房容易产生鼠患、霉变等问题。

2018年，国家档案局颁布了《机关档案工作规定》，对机关档案工作作出明确规定，各级档案馆（室）应严格执行相关要求，尤其是库房卫生管理制度，随时保持库房的清洁卫生，防止鼠害、虫害及其他有害生物对档案的侵蚀。

档案数量与质量的定期安全检查制度落实不到位。