（1）召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草包括（文件准备）；会务服务（住宿安排）生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。

（2）草拟材料准备通知

（3）选定会场，并布置会场（包括会标）

（4）准备会议所需用品

（5）会议材料准备。

三、领导办公会议和大型会议的组织工作

（一）学习目标

掌握领导办公会议和大型会议的组织工作。

（二）会议的组织

1、领导办公会议的组织工作

议题安排。对于需要提请办公会议讨论决定的事项，一般应交秘书长（办公室主任）汇总，集中同有关领导研究后作出安排。会议议题除特殊状况外，应提前两天、重大议题提前十天通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。

会务人员应做好议题的准备工作。一是平时做好议题的调查、敦促工作，使有关方面早做准备；二是议题（多表现为文件）提出后，做好阅审协调工作，对不成熟的和需要与有关方面协商的提出意见；三是做好安排方案。这样，才不至于例会已到还无议题，也不至于议题成堆，会议议不了。同时还可避免把不成熟的议题拿到会议久议不定，浪费时光。

发送会议通知。提前印制会议材料与安排会场。在领导确定会议时间和资料后，要及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论议题等资料。秘书部门要提前打印或复印出会议需要讨论的文件材料，根据要求提前或会上发给与会者。要事先安排布置好会场。会议组织。办公会议务必有半数以上成员出席方能召开。会前要做好签到工作，会中作好会议记录，会后要及时撰写会议纪要。

议定事项的催办与反馈。会议议定的事项，可由有关领导主持分解到有关部门落实办理。也可指定专人负责催办并收集状况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片，或派专人调查了解。办理事项及时向有关领导反馈，并按月、季作出总结报告，综合向领导汇报。重要问题可分多次反馈，使领导及时了解办理状况。

会议文件的管理。办公会议的记录有关文件务必妥善保管，建立严格的管理及查阅批示制度。

2、大型会议的组织工作

召开这类会议有完整的过程与程序，一般能够分为三个阶段。

（1）会前准备阶段

会前准备阶段的会务工作主要有：

第一：了解、掌握有关状况，确定会议主题，明确透过开会要解决什么问题。

第二：起草文件材料，组织发言文稿。

第三：确定与会者并发送通知，要把会议的资料、时光、地点、对象和注意事项通知有关单位和个人，使有关的单位和个人及早作好准备。

第四：做好行政性事务的准备工作。先安排好与会人员的接待工作，包括交通、食宿、医疗和参观访问等。

（2）会议进行阶段

会议开始后，首先要检查、核对与会人员，个性是立法性质的会议，还要进行代表资格审查，发现问题要采取措施，妥善安排。

汇总状况，编写简报。汇总状况包括分组讨论状况，整理提案，送给大会主席团或提案审查委员会。编写会议简报，要少而精，供领导掌握会议进程和存在的问题，以便及时部署工作，使会议健康发展。

做好会议记录，包括大会报告、小组发言等。

（3）会议的结束阶段

回收有关文件。根据保密原则，该收回的收回，该汇总的要及时汇总。

整理会议记录。及时整理会议记录，然后根据需要构成决议或会议纪要。

立卷归档。把会议前前后后产生的有关文字、声像材料进行分类归档。

（三）注意事项

1、组织会议要明确会议的主题，按拟定的方案组织。

2、注意会议的阶段性工作，不一样阶段有不一样的组织工作。

大型会议物料准备方案精选4

一、会议前准备工作

1、会前所需准备的文件：会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅（一般由会议承办宾馆制作）、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。

2、会前准备工作流程

2.1、会议的计划：

（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。