7、会场入口布置
电教室有四个门,届时将会全部打开,其中在会场主入口摆放一张签到台,让与会者开会时签到,另外在签到台旁边再摆放一张桌子,用来放会议资料和文件袋,文具等。这些桌子和椅子都是向学院暂借的。届时将会安排好一些工作人员作入场指引。
8、会场指示牌
关于学院基本的路线指示牌学院都具备有,所以可以向学院申请借用,另外要制作一些特殊额外用途的指示牌,如“会议签到处”。大会的宣传横幅及会场指示牌将交由湛江天蓝广告公司制作。
9、会议录像设备
这次会议将会用到录像DV和录音笔,届时将由主办方提供。另外需要特别说明的是,我们会注意会场消防设施的放置,标明安全通道的走向。
大型会议会场布置详细流程6
1、会议筹备总负责人:****
2、工作人员:*****
3、将全班分成八个小组,每组六到七个人,具体分组如下:
(二)
1、会场布置创意:
会场布置遵从“课程设计总结汇报”这一主题,这一主题主要由黑板设计、横幅设计体现,主要营造严肃、认真的氛围。
2、会场布置主色系——黄色、黑色、白色
课程总结汇报会是一个严肃而认真的会议,意在让同学们交流经验,吸取教训,以冷色调为主色系,凸显了认真而严肃的氛围,红色又调和了气氛,不至于使会场过于死板。
3、会场布置分区:
(1)发言区
(2)主席台
(3)同学区
4、会场分区地图:
5、按小组进行划分工作,具体分工如下:
(1)主席台布置:
会场布置:
主要职责是服务于开会之前会场的相关事宜。会场大小要适中,以四五十名与会人员来说小型教室比较适合;会场温度要适中,如果会场过热或过冷可以向相关部门借空调、风扇等制冷制热设备;会场要求干净、明亮,适当的开窗通风,保持室内空气流通良好;向管理系办公室借桌布,安排足够数量的桌椅,按照会场布置方案的要求对桌椅进行摆放,并在椅背处贴上到会老师的名字,避免发生混乱。
(2)会议名称的制作和悬挂:
主要职责是制作、悬挂有会议名称的横幅、会徽、会标、旗帜。其制作要求名称简洁、标识清晰明确、如有必要可设计相应的会议标志已达到突出主题的作用。(在制作横幅时已采取尽量节约的'观念,可向学生会借事宜的横幅加以改造)
(3)会签制作:第四小组。
会前接待与会间服务:
主要职责是会前的解答以及会中的服务工作。会间服务,是文秘人员最活跃的阶段。其中本次会议的会间服务主要是由第三组成员来准备的。应做到以下几点:
一、邀请有关老师以及嘉宾参加会议,明确与会人员名单,做好会议签到工作;
二、会前十五分钟第三组全体组员应全部在会场门口组织接待工作,注意接待礼仪,准确了解出席、列席和缺席的人数及人员资料,并报告给大会主持人;
三、按会场安排安排与会人员入座,座次安排要提前制定,若怕出错应制定小卡片标识各与会人员名单——对号入座(座次安排应以职位、声望高低居中依次向左右侧排列);
四、准备好会议材料、热水、纸杯以确保会议顺利进行;
五、制定应急方案,以防止突发事件的发生。
(4)拍摄工作:
宣传板的制作:
会后的宣传:
主要负责拍摄工作和宣传工作,使本次会议得以宣传,成果可以存档必要时可以作为新闻宣传的有利素材。会前要准备好拍摄工具,向系里借数码相机或数码摄像机,并学习如何使用,要求该小组所有成员能够熟练的操作数码相机和数码摄像机;会议期间,要求对会议的过程做详细的拍摄,包括会场环境、老师的发言、同学的发言;在拍摄期间,要遵守会场秩序,避免影响会议的进程;会后要将照片冲洗出来以作宣传之用;将会议的情况写成文章发表到系网站,以作宣传之用;对于照片与底片应及时存档,以确保以后文件材料的保存和查阅工作
5、组长的具体职责是:
(1)负责与指导老师的联络、沟通工作。