7、宴请时根据需要安排打印席卡。

8、逐一落实各项细节。

五、接待车辆

1、接待用车：保证车辆必须是干净、整洁。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富、服务态度好，有一定的接待经验和礼仪知识。

2、用车接客时，应主动打开（右侧）车门，以手示意请客人上车（小车后排右侧为主，后排左侧为次，司机右侧由随从人员乘坐）下车时，接待人应先下车由车后绕过为客人开门，有随同人员时，由随同人员开门并站在车门后侧以手遮在车门上框处，提示客人勿碰撞。

3、根据来宾和迎送人员的人数，以及行李数量安排车辆。乘车座位安排应适当宽松，正常情况下，附加座一般不安排坐人。如果来宾行李数量较多，应该安排专门的行李车。如果是车队行进，出发前应明确行车顺序，并通知有关人员，事先讲明路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，以免行进中发生错位。每台车都将有明显的标志—号码；每台车安排一名陪同人员，负责提醒客人保持乘坐同一辆车，并在每次上车前统计人数；

4、现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，实施并执行；如有任何特殊情况改变行程，应及时通知相关人员和司机。

5、根据来宾的其他需要安排相应车辆进行服务。

6、如果来宾人数较多，为了在接站时避免混乱，应事先排定乘车号和住房号，并打印成表格。在来宾抵达时，将乘车表格发至每一位来宾手中，使之明确自己所乘的车号。同时，也便于接待人员清点每辆车上的人数。

会议前期的筹备过程中要考虑的，如主席台的座位安排与姓名牌如何摆放？主持人是否要准备串词？发言的人是否要准备投影设备？嘉宾是否要有标志？表演的人是否需要道具与服装，等等，都要在参会人员名单确定后，进行准备。

六、会议日程范文

会议日程，是会议开始前要发放的关于会议安排的重要文档，让所有参会人员了解会议的地址、详细内容及时间安排，因此，会议日程是非常关键的应用文，在这里提供一个春节活动及公司年度会议所使用的日程模板供大家参考。

会议日程与会议议程的主要区别是：是否有具体的时间安排。会议议程是在会议前期准备过程中，让会议及活动的参加人员了解会议项目的文件，在会前发放，让相关的参会人员进行相应的准备。会议日程与议程的内容相似，但有更加详细的会议地址、会议内容的具体时间安排。

XX公司年会日程（范文）

经过一年的努力进取，公司取得了良好的业绩，为总结工作，展望公司的发展前景、表彰优秀，公司将举行年度会议，会议日程如下：

会议日期：XXXX年02月05日8：30-17：00

会议地址：XX市XX大酒店大会议厅

参会人员：公司总部全体员工、分公司经理、各项目经理、部门负责人

8：30-12：00各部门、项目部汇报上一年度工作情况及下一步工作计划

12：00-13：30午餐，中餐厅及参会人员合影留念

13：30-16：00各部门、项目部继续汇报上一年度工作情况及下一步工作计划

16：00-16：30分公司经理讲话

16：30-17：00表彰优秀员工

17：00会议结束

七、会议管理、会议预算

会议预算是会议管理与策划的重要内容之一，会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行精心核算，筹备人员应及时将会议预算范本或会议预算报告上报会议领导小组，并根据领导的决策用好会议预算。

会议预算包括以下6项内容：

1、交通费用

交通费用可以细分为：

①出发地至会务地的交通费用：包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通；

②会议期间交通费用：主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通；

③欢送交通及返程交通：包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、场地费用

具体可细分为：

①会议场地租金：通常而言，场地的租赁已经包含某些常用音像设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、鲜花、水果、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

②会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

③会场布置费用：如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

④其他场地费用：这些费用通常包括：广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐、保健、媒介服务等，可视会议需要进行采购。

对于这些单项服务支持，筹办者应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

3、住宿费用