一、方案制定

全体员工会议（包括综合办公会议）由综合部负责安排组织，拟制会议方案；其他部门自行组织的内部会议，由所组织部门拟定会议方案。会议方案主要包括：会议时间、会议地点、会议主题、会议主持、参会人员、会议议程、会务分工、会议统筹、纪要整理及信息公开等。

二、会前准备

(一)、会务工作应提前准备到位。会务工作包括：音响、灯光、多媒体调试、会标、座位牌设置、座次安排、文件资料摆放、会场保洁、现场摄录、茶水准备、会议签到、参会人员统计、请假情况等。以村镇银行名义召开的会议（包括综合办公会）由综合部负责统一协调安排，其他各部门组织的会议按照必要步骤，自行安排好相关细节准备工作。

（二）、会务承办部门要在会前主动协调有关方面做好会议材料准备，印制会议议程、座次表等（涉密会议要按照规定印发、回收材料），制作会标和座牌。除电子会标外，会议布标以红底白字为宜，按规范样式和字体制作。会议使用统一制式座牌。

（三）、会议时间确定后应及时通知各参会部门及人员参会。一般性会议通知在微信群发布并电话通知各参会部门负责人。重要的会议或需领导参加的会议应及时报送纸质版会议通知。

（四）、承办单位要根据对参会人员的要求，提前做好会议签到工作，逐一核对到会人员，并将到会情况及时报告相关负责人。负责会议签到的工作人员，一般应提前10—15分钟就位。

（五）、会议结束后，需要普发会议纪要的，相关负责部门应及时拟定会议纪要，送交领导审批同意后及时将纪要发出。

三、会议记录

会议记录的基本要求是：要素齐全，要点清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。具体要求：

（一）、结构要完整。会议记录的结构由会议标题、会议组织、会议内容、记录结尾四个部分组成。每个部分都是会议记录的有机整体，应全面完整记载清楚，不能随意取舍.

（二）、内容要翔实。会议记录应尽可能完整、客观、实事求是地记载会议情况，反映会议全部内容和全过程。对会议讨论中与会者各种不同意见和表态情况，对议题结论要真实、完整记录。

（三）、表达要准确。会议记录没有必要也不可能对发言口语照录不误，可以择要而记，但应忠实于发言者、讲话者的原意，准确记录。没有听清楚的不能凭主观想象推断，应当场或会后核实。

（四）、祥略要得当。记录应突出重点，有详有略，主旨清楚。发言的基本观点、主要论据要记全，论证过程可以不记。会议主持人的长篇讲话记录，必要时录音辅助，记录本预留空白，会后补正，尽量保持原貌。

（五）、书面要整洁。会议记录的书写格式应规范、统一，不同的会议、不同的议题、不同与会者的发言、不同的发言内容，其分页、段落、起行要清清楚楚，一目了然。书写尽可能工整、清晰。

四、会场管理

（一）、在会议进行时，承办部门要明确具体工作人员，全程负责会务保障工作，落实专人负责茶水服务、视频音响和多媒体设备管理。

（二）、承办部门要提醒和督促参会人员保持会议室的清洁卫生，爱护会议设施和其它公共财物。

（三）、会议结束后，承办部门应及时对会场进行整理，收集座牌、会议材料等，借用物品及时归还，并搞好移交工作。

五、附则

（一）、本规范流程由综合部负责解释、修订及完善。

（二）、本规范流程自颁发之日起实行。

大型会议安排流程4

一、前期准备

1.确定会议主题、议程和预算

2.确定会议时间、地点、规模和参会人员名录

3.确定会议形式，如是否需要视频会议等技术支持

4.考虑宣传方案，包括邀请函、海报、宣传片等

二、会议策划

1.会议主题演讲：确定会议主题演讲人和演讲题目

2.论坛分论坛的组织

3.会议的分组讨论和交流

4.安排策略性的互动环节，如问答、调查等

5.推出展览计划，包括展位、展品等

三、技术支持

1.安排音响、摄像、灯光、舞台等设备

2.设立语音及网络连线服务

3.设置电子投影仪、多媒体系统

4.提供视频及在线协作工具

四、宾馆预定、交通安排