(1)品管部负责于每月4日将各部门品质状况月报表汇总、填妥，并转发各与会人员。

(2)上次会议决议事项的各责任人员须在决议规定完成期限之前，完成所承担的工作事项。

(3)管理才代表在4日前应再度对各决议事项完成情况作追踪确认(可授权他人进行)。

(4)各与会人员依本部门品质状况准备必要之资料、报表或样品，以便在会议上报告或讨论。

(5)各与会人员应于会议开始前5分钟到达会场。

3.5会议议程

(1)会议开始

由主持人宣布会议开始。

(2)追踪上月会议决定议事项完成情况

由主持人追踪人上月决议事项，各担当责任人员简要回

答完成状况，其他人员可提出异议或补充。

(3)各部门品质状况报告

由品管部主管或各品管单位干部报告各部门上月品质状况，简要报告主要数据，并就重大品质事项提出分析或报告。

(4)沟通协调事项

各与会人员提出需与其他部门协调之事项、由相关人员讨论处理。

(5)会议xx工作指示

会议xx就相关问题向责任人员提出质询、攒扬、指示或要求，并就公司的品质经营方针或下月行动计划作出指示。

(6)形成会议决议

记录人将会中达成的重要决议事项作整理，交由主持人作陈述，各与会人员可提出异议，若无异议则确认为决议事项。

(7)会议结束

由主持人宣布会议结束。

3.6会后工作

(1)由会议记录人员将会议状况整理成《会议记录》及必要之《决议事项追踪表》，呈管理者代表、总经理审阅。

(2)《会议记录》应分发各与会人员人手一份。

(3)《决议事项追踪表》应分发至相关责任人员。

(4)各决议事项之担当者应在规定期限内完成要求之工作事项。

(5)各与会人员应将会议精神传达本部门相关人员，并贯彻至日常工作中。

(6)管理者代表(或授权品管部)对会议事项作确认追踪。

会议室使用管理规章制度模板4

一、目的

为了进一步加强会议室管理，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制定此制度。

二、定义

本制度的会议室主要指的是宝威学堂大楼7楼第一会议室、第二会议室及第三会议室

三、用途

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，无特殊情况不可挪为它用。

四、会议室使用规定

1.会议室均由行政人事部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理;

2.部门或个人需要使用会议室时，需提前半天向行政人事部前台人员提出申请并填写《会议室使用申请表》，经行政人事部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经行政人事部负责人同意后方可使用;

3.使用原则：先申请，后使用。没有按规定申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，补充相应手续后可使用;但如有冲突，必需礼让先申请使用会议室的部门或个人;特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政人事部不负责协商，由使用者自行协商;

4.遇公司层级的紧急及重要的会议时，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议;