6、会议通知。

(1)通知的拟定和要素包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。

(2)通知书写要求文字明白、清楚，力求不发生误解;全面、周到，不要漏项;用电话或其他形式的通知要写出通知底稿，照稿通知。

(3)无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。

(4)重要会议为保证与会人员精力集中，可采用预先通知及正式通知两步进行。

(5)书面通知要注明经办联系人的姓名、电话号码、职务、通知开会的单位并加盖印章，以及需准备发言或提供资料的具体要求。

(6)重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。

(7)对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见

第9条会中管理。

1.人员签到。

(1)会议组织部门应编制《参会人员签到表》，参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。

(2)会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数及未到人员姓名，交大会主持人。

2.会场服务。

(1)引导入座。工作人员按事前安排的座位引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和xx台就座人员的座次不要有差错。

(2)分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，既可事先认领签收，也可会场提前认领签收，

(3)内外联系、传递信息。在对大会进行中，妥善处理领导需要办理的事项，如接待外来人员来访、重要日程安排布置、外来记者等接待陪同等事项。

(4)维护会场秩序。保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，

(5)处理会中临时事项。承办主要领导或重要与会人员交办的紧急事项

(6)其他服务。对会中一般需用物资应有余量准备，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净;时间长的应准备茶水。

(7)会议期间需提供食宿的，应委派专人负责办理。

3.会议记录。会议记录主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等;重点内容包括会议议题、讨论发言情况、形成的决议、纪要、决定等。

(1)应有专用会议记录本。

(2)会议记录人员应对本会议内容熟悉，且有较高的笔录能力及归纳分析和总结能力。

第10条会后工作。整理会议记录，形成会议文件。

1.分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲以及要反映的具体事项、事例等。

2.按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。

3.会议纪要，

(1)会议简况包括时间、地点、参加人员、议题。

(2)会议结果是会议的重点，是会议效果的反映，纪要应记实、扼要4，会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门。5、按照一会一卷的立卷方法设立会议案卷并加以保存。

第11条各相关部门按会议纪要，逐项落实，真正起到开会的预期目的。

第12条由会议主持单位对会务情况进行总结，不断提高会务能力。会务总结与会议记录、会议简报、会议文件等一并作为完整的案卷归档。

第4章会议安排

第13条为避免会议过多或重复，公司正常性的会议(如质量分析会、安全工作会、生产调度会)一般纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

第14条其他会议安排。

1.凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门或公司分管领导批准后，分别报行政部汇总，由行政部统一安排，

2，行政部应于每周五下班前将全厂例会和各种临时会议统一平衡编制会议计划并装订、分发到公司相关部门。

3.已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前日报请公司行政部并经公司相关领导同意。

4、对于参加人员相同、内容相近、时间冲突的几个会议，公司有权安排合并召开，

5、各部门的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间上的冲突除外)，应坚持“小会服从大会，局部服从整体”的原则。

第5章会议纪律