3.实施成本控制。
ERP系统的实施成本通常包括:可控成本和不可控成本两部分。可控成本包括数据分析费用、数据转换费用、集成与测试费用、培训费用等;不可控成本包括软硬件费用、实施咨询费用、维护费用等。对于可控成本,企业要通过科学的分析、周密的计划和严格的控制加以约束;对于不可控成本,企业要尽可能通过掌握更多的信息增强讨价还价能力并通过合同等手段降低风险。
在实施过程中,如何合理分配实施费用,结合项目进度和时间安排,将实施成本控制在计划之内,是每一家实施ERP系统的企业需要认真对待的问题。
4.管理观念的风险。
ERP不仅仅是个技术项目,也是管理项目,对项目需求分析只是一些简单的问题的归类,没有全面、深入分析造成这些问题的根本原因,以及解决这些问题的基本思想和方法;又或在应用过程中没有同步实行BPR(Business Process Reengineering业务流程重组),仅是对原有业务流程实行信息化管理,违背了ERP的宗旨,同时也增加了实施的风险。为了适应ERP系统带来的改变,企业在实施过程中,可能会由顾问结合行业先进优秀经验,在组织构架、部门职责、业绩考评体系上作相应的调整,对企业业务流程进行重新设计和优化,去除无效或者不增值的工作环节,实现业务处理的合理化、标准化、规范化,从而确保企业有一个科学、规范的业务流程和管理基础。
根据流程范围和重组特征,结合ERP系统的需求,可从三个层次进行:(1)职能机构内部的业务流程重组。(2)职能机构部门之间的业务流程重组。(3)企业与企业之间的业务流程重组。业务流程重组必然会涉及到部门职能的重新划分、岗位职责的调整、权力利益的重新分配等方面的问题,而且新的管理方式对人员素质提出了更高的要求,引起部分人员的岗位危机,进而对项目实施产生抵触情绪。如果不能妥善处理这些问题将会给企业带来不稳定因素,这也是实施过程中的一大风险。
人和企业皆有惰性,在旧的模式下磨合久了,未免会产生一种惯性,信息化的变革、业务流程的重组、行为方式的整合,无疑会对这种惯性造成冲击,甚至会触及到最为敏感的人际关系、既得利益、权力分工等问题,这里面既有出自利益调整所产生的振荡和冲突,也有出自观念改变和行为方式转换而产生的不适。这也是一把手项目的原因,减少实施过程中所遇到的主观阻力——信息化的变革给他们所带来的不仅是挑战,还有更加明显的收益。
5.实施质量的控制和实施结果的分析。
除了需要对ERP项目实施进行时间和成本的控制外,对实施的质量和最终实施的结果也需要做出评价。不少企业在实施之初没有制定实施的目标和期望,在实施过程中未能随时控制实施质量,在实施完成时不知道如何进行实施成败的评估,造成“为上系统而上系统”、“系统上线就算成功”的现象,这给企业的长远发展埋下了危险的种子。
企业实施ERP系统意味着效益与风险并存。只有正确认识风险,控制风险,进而降低风险,才能成功实施ERP系统,才能真正地提高企业管理水平,在未来市场竞争中立于不败之地。
(一)项目风险分析
工程实施中的风险控制贯穿于项目控制(进度、成本、质量、合同控制等)的全过程中,是项目控制中不可缺少的重要环节,也影响项目实施的最终结果。工程项目实施阶段风险主要表现在合同风险、施工管理风险和材料成本上涨风险。为此,为使项目实施阶段顺利实施要严格做好以下几个方面工作,对防范风险有促进:
1、加强风险的预控和预警工作。在工程的实施过程中,要不断地收集和分析各种信息和动态,掌握风险的前奏信息,以便更好地做好准备和采取有效的风险对策,防止可能发生的风险。
2、在风险发生时,及时采取措施以控制风险产生的负面影响影响,采取挽救措施以降低风险造成的损失是防范风险的最直接和最有效办法。
(二)项目风险防范具体措施
1、通过周密的组织架构完善内部的治理机制,建立合理的项目组织结构化和有效的决策机制、评价和激励机制,对项目进行专业化的管理,以达到项目管理的目的。
2、加强劳务管理,避免出现转包、分包情况的发生。若劳务选择不当,不能按质按量按期完成分包工程,从而影响整个工程的进度或发生经济损失。
3、协调好项目部与劳务队伍之间的关系,调动施工队和工人的积极性,以便工程能保质保量如期完成,压缩工期,减少管理成本。
4、优化施工组织设计,做到科学施工,信息反馈及时,适时调整和改进施工方案,避免出现质量事故,造成返工、窝工。
5、加强安全管理,实行“人人都是安全员”制度,做好施工过程中的安全防护工作。
6、项目开工前,做好材料、设备、施工队伍调查,认真进行项目成本预测。施工过程中,通过工、料、机合理搭配,做好成本控制。项目结束后,通过成本核算,总结经验教训,以便于挖掘项目管理潜力。
7、降低法律风险,加强合同管理,订完善的施工合同,减少或避免风险。
8、对于外部协调和环境因素风险。加强工程项目信息建设,实施信息披露制度,解决由于信息不对称引起的风险,加强内外监督机制。
9、把握大宗材料市场价格动态,加强信息渠道的多元化。
10、狠抓材料管理,防止出现“跑、冒、滴、漏”情况的发生。
(三)事故应急预案
1、项目潜在事故危险评估
通过对项目施工全过程危险因素的辨识和评价,编制应急准备及响应预案,当事故发生时,以保证能够迅速做出响应,最大限度的减少可能产生的事故后果。
2、成立应急领导小组
2.1成立由项目经理任组长,项目总工、安全部负责人任副组长,各科室负责人为组员的应急领导小组。
2.2应急小组职责
(1)全体成员牢固树立全心全意为员工服务的思想,认真学习和熟练执行应急程序。
(2)指挥应急救援人员进行现场救援和处置。
(3)服从上级指挥调动。
(4)检查应急设备和设施的安全性能及质量。
(5)定期组织模拟演练。
(6)参加本范围的各种抢险救护。
2.3应急响应措施
2.3.1应急行动程序通则
(1)应急小组成员应根据工作分工,由组长协调安排行动。