（5）、工作时间不要打私人电话。

（6）、同事不在时，要做好电话记录，问清对方姓名、单位、电话号码、联络事项等。

（三）、接待

有礼貌的接待，不仅能树立良好的形象，也能使自我的工作井然有序。

1、语言文明，态度亲切。握手时要热情大方，不卑不亢。目视对方，握住对方手掌三分之一，稍加用力。伸手时同性间职位高或年纪大的应先向职位低或年纪轻的，异性间女士应先向男士伸手。接递名片时应用双手，并将文字正面方向朝向对方。

2、对方已经预约的客人，要准时迎候接待，当客人来临时，迅速与负责人联络，尽快将客人引导入内，自己走在前，离客人一步左右，在走廊拐角处应让客人走内侧，上楼时客人走在前，下楼时让客人走在后，到接待室，将客人引导至上座。

3、对于未事先预约的客人，不应马上回答负责人在或不在，应先请客人稍等，询问上司是否会见后再给予明确的答复。若会见，按上述程序执行，若是无法会见，应与客人确认再度联络方法。

（四）、体态语

体态语有四个方面需要注意，包括：行走、站姿、坐姿、交谈。

1、行走：

（1）、行走要抬头挺胸，男性稳健，女性轻盈，不要发出大的响声，影响他人；

（2）、办公区域内不可跑步，有急事只可碎步快走。在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊时遇到上司客户或外来办事人员要礼让，不能抢行。

2、站姿：

（1）、正式场合的站姿是抬头挺胸，双目平视，微收下颚，双手交叉放于腹前，男性左手在外，右手在内；女性右手在外，左手在内；

（2）、当上司走进办公桌与员工交谈时，员工要主动起立，以示尊敬。

3、坐姿：

正式场合的坐姿是：正襟危坐、端正、严肃。

（1）、坐座位的一半或大半、上身微向前倾；

（2）、切忌脚不能翘得太高，不要将双腿分开过大，将脚伸得过远或随意抖动脚。

（3）、避免头仰到沙发或椅背上的坐姿。

4、交谈：

（1）、不要在办公室大声讲话，要以对方听清为原则；

（2）、工作时间不要谈工作以外的闲话；

（3）、不要谈人们敏感的话题;

（4）、注意谈话时礼貌用语，常说“请您……”、“谢谢”、“对不起”、“请稍候”；

（5）、请面带微笑。

（五）、送客：

1、会谈结束前要强调会谈要点；

2、送别

（1）、普通客人起身告别。

（2）、重要的客人和领导要亲自送出办公区。

3、如为外地客人，要为客人的返程提供方便。

4、客人送走后，要整理交谈记录，安排落实会谈内容。

（六）、整洁：

优雅整洁的办公环境，可使你保持开朗，愉快的心情，并且提高你的工作效率，请随手做好这件事：收拾你的办公桌。

1、办公桌、办公用品要摆放整齐，不要摆放其它私人闲杂用品；保持办公室整洁，门窗、地面、桌椅、卷柜无尘光亮；电脑、电话、文件等办公用具摆放有序。

2、办公桌下，不要乱放杂物；

3、如有纸屑垃圾，请丢到垃圾桶内；

4、上下班及外出时，记住将办公椅推入桌下；

5、见到地下有纸团等杂物，主动拾起，丢到卫生箱内。