本阶段主要完成晚会嘉宾的邀请、场地的租借、幕布、横幅、节目单的制作、音响、灯光设备的租赁、乐器、服装的租借和购买、活动当天装饰、荧光棒、矿泉水及工作餐的购买、演出节目的确定及彩排工作，以及晚会相关PPT和视频的制作。

1、晚会嘉宾的邀请：由xx团和秘书处提前派发请柬和邀请函，邀请学校、学院分管学生工作的领导、辅导员、团委老师参加。

2、场地的租借：由外联部联系相关负责人负责大礼堂的租借。

3、幕布、横幅、节目单的制作：由学生会全体部门讨论确定幕布及横幅的内容，由外联部负责联系制作幕布、横幅及节目单。

4、乐器、音响、灯光设备的租赁：由文艺部及女生部负责征集各节目对灯光音响的具体要求，并将结果及时汇报给网络部；由网络部联系相关负责人负责设备的租赁和音乐学院人员的联系。

5、服装的租借：由文艺部负责征集各节目对服装的要求，由文艺部及女生部负责服装的租借和购买。

6、活动当天相关事物的购买：由xx团整体协调，由外联部主要负责。

7、演出节目的确定及彩排：由xx团及文艺部联系学院相关老师负责演出节目的确定；由文艺部负责下达各节目彩排时间；由文艺部及女生部整体负责前两次彩排的各项事务，彩排地点为实验楼，并邀请相关老师和xx团成员参加；由网络部及记者站负责彩排照片和视频的拍摄。

8、晚会相关视频和PPT制作：由学生会全体部门讨论开场视频的内容，并由网络部负责制作；由网络部制作各节目的PPT。

三、晚会倒计时阶段：

本阶段时间为晚会开始前两天，工作包括最后确定晚会当天工作安排和晚会当天工作进展。

具体工作安排如下：

1、晚会指导：老师及11、12、13届辅导老师。

2、晚会总负责：学生会xx。

3、晚会接待组：

负责人：秘书长。

成员：秘书处及女生部部分成员。

职责：负责接待各位领导和嘉宾。

4、晚会节目组：

负责人：化学院副xx领导一名。

成员：文艺部、社团部、女生部成员。

职责：晚会当天上午负责组织演员化妆、造型和带妆彩排，以及负责晚会开始时组织演员的进出场、催台、演员服装的协调等一系列工作。

5、晚会舞台设计组：

负责人：副xx领导一名。

成员：实践部、体育部、卫生部。

职责：晚会开始前负责场地的布置、张拉横幅，正式开始时实践部和体育部负责道具的收放，卫生部协助生活和自律部维持秩序。

6、晚会灯光音响组：

负责人：网络部部长。

成员：网络部、宣传部成员和文艺部成员一名。

职责：文艺部辅助网络部负责现场各类电子网络设备（话筒、音响、灯光、投影仪等）的正常使用，宣传部负责话筒的顺利传递。

7、晚会秩序维护组：

负责人：副xx领导一名。

成员：生活部、自律部、外联部、卫生部成员。

职责：晚会前拟定座位表及座区图，负责组织人员进场，保证晚会的安全和治安工作，负责发放荧光棒和赞助商广告，同时维持现场的秩序。晚会结束后，卫生部和自律部负责礼堂卫生的监督和检查。

8、晚会宣传摄影组：

负责人：记者站站长。

成员：网络部、记者站成员。

职责：负责晚会现场的摄影工作及后期宣传。

9、晚会机动应急组：

负责人：学习部部长。