4、海报宣传：在晚会前三天由宣传部负责制作宣传板并摆放出来

5、派发请柬和邀请函：在晚会前两天，由秘书处负责写请柬，邀请院团委领导、老师、各协会主要成员观看演出，以扩大晚会的影响力。

6、会场布置：活动前几天由外联部联系确定场地使用日期，计算机部负责硬件准备，文艺部负责音响声控及灯光调试，宣传部负责场地布置。

六、晚会流程：

1、各班由其自己班级的负责人带入观影场地后自行入座，要注意观看演出时的纪律，保证会场的卫生。

2、晚会前院长及其他领导出席新生见面会并发言;

3、开场舞;

4、主持人致开幕词;

5、各类节目，形式为初拟独唱开场，其他节目形式有舞蹈，乐器表演，小品，相声，歌伴舞，独唱等;

6、节目过程中穿插互动小游戏，如歌曲轮唱。时间由主持人根据具体情况掌控，游戏结束派发小礼品;

7、晚会中途进行十佳标兵和文明寝室颁奖仪式;

8、整台演出持续时间约120分钟(具体时间依现场情况而定)。

七、晚会要求以及注意事项

1、文艺部工作人员安排：

(1)在后台随时准备话筒架和道具，在此前应了解熟悉话筒架的固定之类的问题;

(2)负责现场音乐、分发回收麦克，每次发出时都要保证麦克是开着的;

(3)在演员入场口维持秩序;

(4)负责传唤下两个节目的演员在后台准备好;

(5)其他待命机动

2、晚会租借的服装须由工作人员统一保管、分发、回收，并在晚会的第二天统一送还;

3、会场的布置应在举办晚会的当天下午3点就完成，到晚会开演一个小时之前，再次检查是否有哪里布置过又出问题的地方需要补救，由宣传部重点看管;

4、主持人上场时应是下面观众看到的是男左女右，女主持人服装颜色不能一样，款式尽量不同;

5、搬道具的工作人员应在主持人报幕时以最快速度在场上将道具或话筒架准备好;

6、提前与宣传部协调好，演出开始前2个小时就开始化妆工作;

7、主持人致闭幕词时要有工作人员(6个男干事)在舞台下放礼炮，要尽量使彩带落在舞台中间;

8、晚会结束后立即开展清理会场工作(全体青协干事);

9、各负责人在尚未开展自己的工作或完成自己的工作时，应自觉参加其他负责人的工作以加快整体工作进程;

10、晚会结束后将对此次晚会的各项工作进行全面细致的总结;

11、其他各部门具体职责：

(1)外联部：负责器材的搬运(主要包括小品所用大件道具及大件乐器等)和内场秩序的维持;

(2)礼仪：会场门口的迎宾和晚会演员的化妆，嘉宾席的茶水供应等，颁奖仪式的礼仪人员以及协助宣传部布置舞台(要有人清楚嘉宾的总体情况并负总责);

(3)宣传部：前期的海报横幅宣传及舞台的布置;负责派发请柬及印发节目单、门票、抽奖箱等

(4)组织部：负责场地的申请和寻求晚会赞助商，并负责采购、租借各部门所需物品(包括游戏环节的奖品、服装等);协助外联部负责内场秩序及后台秩序，并在晚会末派4位干事放礼炮

(5)秘书处：负责节目分数的统计并评出优秀节目及协助文艺部在晚会现场及时搬运提供各节目所需道具;负责媒体宣传、新闻稿的撰写和照片、影集的制作。

各部门干事在完成以上工作后需及时支援其他部门，并请听从相关负责人及文艺部安排。

12、相关责任人及主要负责方面：

①：会场总调动;

②：场地布置、海报、横幅、物品准备、申请场地;

③：人员调度;

④：发请柬、确认与会领导、嘉宾牌、茶水情况、化妆部分及确保观众服装统一;