消防//火灾等//低
技术//计算机病毒、设备损坏等//中
政治//游行、展会手续不健全等//低
交通//堵车、封锁道路或施工等//中
临时通知//准备不足,时间匆忙//高
资料不足//严重影响展会//中
发生冲突或暴力//人员受伤,企业形象受损//低
二、预防措施
(一)处理原则
1、提前预防,对于已经确定的展会,提前确认其时间、展会相关的人员配备,是否都能及时到岗,已经路程远近,交通情况,是否存在堵车、限行,修路等,当天天气如何,对于住宿和交通往来提前确认。
2、灵活反应,有临时的事件发生对于参展有阻碍的,要积极向公司呈报,各部门进行配合解决,紧急的时候,可以根据客观环境进行个人决断。
3、统一指挥,相关人员随时保持联系,对讲机或者手机消息每隔一段时间确认是否在岗,以及目前状态,确保时刻能够进行联系,在紧急事件发生时由相关负责人发布指令,各在岗人员进行配合解决,积极应对。
4、不扩大事态,将影响降低至最小,紧急事件发生后,工作人员各方工作和调查,但是不得向外透露任何影响公司的消息和内容,对媒体和政府的发言由专人负责,其他人员务必统一口径,避免从语言上造成误解。
(二)应急响应
1、确定临时反应小组,建立相关的沟通群,一旦有临时参展的通知,小组人员立即到岗,不能按时到岗的及时报备自己最早到岗时间,最后由项目负责人汇总并做人员队伍上的安排,
提前预备演戏方案,将各个环节提前区分好,各项由个人单独负责。一旦有紧急同时,时间匆忙的展会可以迅速展开工作,按部就班提高效率。
2、进行信息提前收集准备,专人负责整理,让平时参展较多的工作人员,凭借相关经验,日常对于相关资料和产品信息进行收集和总结,常用的和硬需的资料文件随时准备,保证突发性通知的展会能够及时拿到资料,避免在临时寻找资料有遗漏的部分。
3、规范流程
严格人员佩戴展会证或工作证出入管理,会议结束后及时收回展会证。期间工作证不得外借,丢失及时报备。工作内容与责任分清,与酒店工作人员保持联络,避免意外发生。按照公司流程办事,即便行动匆忙也不要发生失误举动,避免个人武断行为给公司带来形象和财务上的损失,做到勤沟通,多汇报,及时、准确、高效完成所在工作职责。
4、交通事故响应:首先确保人员安全,通知展会中心或者报告上级领导,通知医疗,消防,公安等部门。及时上报给自己上面领导,如果是交通事故参与人或者责任人,留下负责人进行调查和配合,其余人继续参与公司活动,如果是因为其他交通事故受到阻碍,及时调整路线或者进行换乘交通工具。
5、资料不足和准备有误的情况
在出发前,要准备好相关备份和物料,由项目协调人妥善保管,监督运输及安放,所有工作人员团结协作。尽量有备选等多余物品,可以向酒店工作人员求助。
和公司人员反复确认,并且后方时刻有可以联系到的办公人员,对于前方工作进行全面的指导和服务,一旦发生准备不全或者有遗漏的部分,数据可以通过公司办公网络进行传递,注意信息安全,不要外漏,如果是需要邮寄的产品,联系好物流或者货站进行运输。
6、技术问题、产品损坏等问题
提前测试相关产品,保证设备最优情况运行或展示,一旦发生损坏,可以由专业技术人员进行维修,在这期间可以由提前准备好的PPT演示文稿或者视频文件进行多媒体播放介绍产品。
7、交通问题
在时间准备匆忙的的时候交通出行是极为重要的,比对多种出行工具并根据其特点和对于天气的适应程度进行选择,需要报销的款项,联系相关的财务人员做好留存。
8、人身冲突
一旦发生争执等冲突,要文明劝阻。面对客户必须面带笑容,说话耐心、得体。工作人员必
须认真倾听,耐心解答,接着不断表示歉意,快速解诀。不易将个人观点参与其中,同时注意自身安全。解诀不了的事情,及时向组长、协调人电话汇报。必要时,联络酒店工作人员或拨打110.
三、处理方案
(一)人员管理
1、突发公共事件应急处置工作中,实行领导负责制和责任追究制,责任和权力分派指定到个人,避免互相推诿。
2、建立负责人名单公示,将各点位和部门负责人的姓名和联系方式收集公示,参与的工作人员人手一份,方便联系。
3、在公司内外都要有配合联系的部门,已保证在参会时配合解决问题、
四、奖罚制度
1、发生事故追责要落实到个人,在突发公共事件应急管理工作中有下列行为之一的,依法依纪对有关责任人员给予行政处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。
(1)未依照规定履行报告职责,迟报瞒报、漏报和谎报或者授意他人迟报、瞒报、漏报和谎报突发公共事件重要情况的;
(2)未依照规定成处置所需设施、设备、急需物资的生产、供应、运输和储备的;
(3)突发事件中对于政府有关部门的调查不予配合阻碍、干扰调查的;