5．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?

答案：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；

(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；

(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。

(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。

(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。

(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。

(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。

(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。

(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。

6．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?

答案：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。

(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

7．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?

答案：（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，

（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：

（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌

子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。

（4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内

（5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．

8.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？

答案：（1）准备旅行计划和旅行信息，旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省州名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会的者的姓名、公司和地址，电话号码。

（3）为商务洽谈收集资料。

（4）觉决定旅行用品。把上司作商务两重性时需要带的用品列出清单。

（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的两重性计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。

（6）安排差旅费。

（7）建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。

（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。9.某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？

答案：（1）客人的选择。缺点名单，再请上司核定。

（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应按国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。

（3）会场的选择。要考虑宴会的性质、客人的数目、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。

（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请次数、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。

（5）寄法请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。

（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；难主宾做在女主任的右边，女主宾坐在男主人的右边。主任方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触。

10.文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？

答案：（1）文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个完整结构的构思，简略记下发言的要点。