（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；

（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；

（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。

四、设计题

1.小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?

参考答案：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边；新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里；公司印章放人办公桌带锁的抽屉内；墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层．

2．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？(P121)

参考答案：（1）接受任务（2）了解来宾（3）制订计划（4）预订宿食

（5）迎接来宾（6）商议日程（7）安排会议（8）陪同参观

（9）送别客人（10）接待小结

3．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?

答案：(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；

(2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜；

(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；

(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；

(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；

(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

4．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。

答案：(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T·n+后勤开支

(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)

(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)

(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；

(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；

(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)

(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)

5．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?

答案：(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；

(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；

(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。

(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。

(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。

(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。

(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。

(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。

(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。

6．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?

答案：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。