（5）通知上应会议的时间（开始到结束时间）、地点；

（6）应详细写清会议内容，应做好那些准备；

（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作。

8.文员小胡正在办公室忙着，进来了一位西装革履的男士，自称与李总经理约好的。但小胡一查经理的日程安排，却并没有发现有约会。但既然说与李总经理有约，也可能是经理亲自约定的，接过名片一看，是某家杂志社广告业务部的钱经理。凭直觉小胡觉得对方是个推销员，但仍然很热情的请坐、端茶，然后问道：“您是否和李总约在上午见面？”

问题：（1）小胡回到办公室的第一件事应该是做什么？

（2）小胡的做法是否正确？有没有不妥之处？

（3）小胡为什么不可直言相告李总经理不能接待钱经理？是否违背办公室人员的职业道德？

（4）秘书对来到公司的每一个人都应该视如贵客，都应该有求必应，引见给领导吗？

参考答案：

（1）小胡回到办公室应马上与妈小姐联系，遵守诺言。

（2）正确。接待技巧符合文员要求。

（3）文员对待媒体尤其要小心谨慎，不可轻易得罪；即使不能引见给上司，同样应礼貌待人。这样做不违背办公室人员的职业道德，而是运用策略做好接待工作。

（4）不能有求必应，应区别情况，或引见，或挡驾；为上司挡驾是为了减轻上司的负担。

9.文员邓小姐第一天上班，上司让她处理公司的邮件，。早上第一批邮件到了，邓小姐正忙着打电话，她让送信者就把信堆放在已有一些信件的办公桌上，一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也没注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所以的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“亲爱的红：……”，她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是，她把几封信混在一起放在上司的办公桌上。这时上司把写有美国地址的英文名片，让她打印一个寄往美国的信封，邓小姐按照以往写信的习惯，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你认为邓小姐处理邮件是否正确，为什么？请讲出理由并说明正确的做法。

答案：

（1）收领邮件应该把以前的信件另外放开，以免混淆。

（2）应在清点后才能签名。

（3）首先应分类，请示上司哪些邮件能拆封，哪些不能拆。

（4）不能呆板回信地址剪掉。

（5）检查信封、信纸上的地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话询问正确的，再把错误的划去。

（6）误拆了信，应在信封上注明“误拆”，并写上自己姓名的缩写，然后把信重新封好，把信交给收信人并道歉。

（7）把交给上司的邮件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。

（8）打印寄往美国的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。

10．请将下列文件分别组成三至四个案卷，并拟制案卷标题：

（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；（2）利华公司2003年销售计划；

（3）市工商局关于年检工作的通知；（4）利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函；

（5）利华公司4月份经理会议记录；（6）市物价局关于物价检查的通知；

（7）香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函；（8）利华公司2003年6月份经理会议记录；

（9）利华公司与香港凯福公司会议纪要；（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；

（11）市税务局关于税务自查的通知；（12）利华公司2003年销售工作总结。

答案：案卷一：（1）利华公司2003年2月份经理会议记录；

（5）利华公司4月份经理会议记录；

（8）利华公司2003年6月份经理会议记录；

（10）利华公司2003年8月份经理会议记录；

标题：利华公司2003年经理会议记录

案卷二：（2）利华公司2003年销售计划；

（12）利华公司2003年销售工作总结。

标题：利华公司2003年工作计划、总结

案卷三：（3）市工商局关于年检工作的通知；