4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?

答案：(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；

(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。”

（4）一定要简短、扼要、流畅；

(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；

(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

5．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?

答案：(1)受意是文员接受和领会上司意图。

(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。

(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

6．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。

答案：(1)版头、发文字号、印刷顺序号。

(2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名。(4)公文标题。

(5)主送机关。(6)正文、附件。(7)发文机关、成文日期、机关印章。

(8)注释、阅读(发送)范围。(9)主题词。(10)抄送单位、印发说明．

7.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。

答案：（1）拟稿；

（2）核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。

（3）签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。

（4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。

（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。

（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

（7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。

（8）登记；

（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

8.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间地点时要注意什么？

答案：（1）要获得上司的许可；

（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认；

（3（要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等；

（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。

（5）周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；

（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；

（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；

（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

9.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

答案：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。

10.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？

答案：（1）清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；

（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；